INTRODUCCIÓN:
En Bia aspiramos a ser líderes en nuestro sector respecto al desempeño ético con el cual desarrollamos nuestro negocio, asumiendo los desafíos del entorno retador en el cual nos encontramos. Creemos que la ética y el éxito son complementarios, por lo que, y para alcanzar nuestra visión de contribuir a un mundo mejor, basamos nuestro desempeño en los valores corporativos: soñar en grande, somos dueños, gente excelente, integridad, gestión sostenible, nos apasiona lo que hacemos.
Hemos desarrollado la presente política antifraude y anticorrupción para proveer a nuestros colaboradores, proveedores y público en general de un documento oficial que especifique nuestro compromiso con la transparencia, la lucha contra la corrupción en todas sus formas, incluidas la extorsión y el soborno, a través de una actuación responsable, ética, transparente y respetuosa. Esta política forma parte de nuestro programa global de cumplimiento que aplica para la Junta Directiva, la alta Gerencia, todos los colaboradores y nuestra cadena de valor.
La presente política es un documento donde se definen los limites dentro de los cuales los colaboradores de Bia debemos actuar de conformidad con las leyes y las políticas internas. De este modo protegemos a Bia y nos protegemos a nosotros mismos. Si bien esta política no abarca todas las situaciones o casos, debe considerarse como una guía para actuar con integridad, estableciendo algunos de los principales mecanismos para prevenir los riesgos de fraude y corrupción. Esta política es enunciativa y no limitativa, ya que no se menciona todas las circunstancias que puedan enfrentar los colaboradores, sin embargo, los colaboradores deben actuar siempre bajo los principios y valores de Bia.
OBJETIVOS:
Promover una cultura ética y de valores que ayuden a prevenir, detectar, investigar y remediar eventos de fraude y promover la trasparencia en la gestión de la administración por medio de Junta Directiva y colaboradores.
Gestionar de acuerdo con los valores establecidos por Bia y de una manera estructurada y estratégica, un marco de entendimiento de los factores, esquemas y riesgos de fraude asociados al negocio y su relación con terceros.
Definir los conceptos, criterios y responsabilidades en el cumplimiento de la Política de Anticorrupción y Antifraude;
Garantizar que todas las actividades de Bia obedezcan a los más rigurosos principios aplicables en materia de antifraude y anticorrupción y cumplan con los compromisos asumidos con el Pacto Global de las Naciones Unidas y con otras entidades.
CULTURA ÉTICA:
El Código de Ética traza las pautas generales de comportamiento que deben mantener los colaboradores, de manera que sus actuaciones se ajusten a los valores corporativos y a las obligaciones asumidas en virtud de la relación laboral para asegurar la transparencia en las relaciones internas, con terceros y comunidades en que operemos.
La Política de Compras y la Política de Altas y Bajas de Personal establecen las pautas y principios generales de contratación y compras para todas las operaciones (afiliadas y subsidiarias), con el objetivo de que los procesos se realicen de forma clara, imparcial y objetiva, que garanticen la igualdad de condiciones y oportunidades de los posibles colaboradores y proveedores.
Compromiso de la Administración y los Colaboradores
Es responsabilidad de la Junta Directiva y la alta dirección, asegurar que toda persona en relación laboral con Bia conozca e interiorice los comportamientos y valores claves en el cumplimiento de la presente política, así como el funcionamiento y objetivo del Canal de Denuncias y del canal de Compliance, este último para quienes corresponda su uso.
El departamento de Gente & Gestión, debe informar a través de sus procesos de comunicación interna a todos los colaboradores de Bia, que están obligados a reportar oportunamente cualquier acto de fraude o corrupción del que tengan conocimiento y exhortarlos a que si tienen información de un evento que se considere un incumplimiento al Código de Ética, políticas, procedimientos y valores de Bia que lo reporten inmediatamente a través del canal de denuncias.
Así mismo, deberá motivar a los colaboradores para que realicen las consultas relacionadas a la interpretación del Código y sobre dilemas éticos que se les puedan presentar en el cumplimiento de sus funciones, a través de los canales correspondientes, como una herramienta que contribuya a detectar en forma oportuna un posible fraude o acto de corrupción y establecer las medidas preventivas.
Las Consultas o Denuncias podrán presentarse a:
A través de Correo electrónico: denuncias.cbc@etictel.com
A través de la plataforma del canal de denuncia: https://denuncias.etictel.com/?company=1574
Por medio de los números internos y externos comunicados a cada operación en los manuales de acceso y uso al canal de denuncias.
Buzón físico en las instalaciones de Bia,
Prevención del Riesgo de Fraude:
Con el propósito de prevenir el riesgo de fraude y corrupción Bia llevará a cabo las siguientes medidas:
La debida diligencia:
Bia desarrolla un proceso para evaluar con detalle la naturaleza y alcance de posibles riesgos de soborno, fraude y corrupción que se pueda dar en las diferentes áreas operativas, administrativas y financieras para tomar las decisiones en relación con las operaciones, proyectos, actividades y procesos que estén orientados a prevenir y mitigar dichos riesgos. Este proceso debe quedar debidamente documentado por parte de la Unidad de Riesgos.
La debida diligencia se realizará también para terceros en caso de fusiones y adquisiciones y para la renovación o modificación de fondo de contratos con terceros. Los responsables de estos procesos serán el área legal, auditoría interna, riesgo, y personal a cargo de fusiones y adquisiciones.
El área de riesgos y auditoría interna revisaran periódicamente los planes de prevención y mitigación de riesgos establecidos.
Existirá un programa de capacitaciones periódicas y especializadas para la Junta Directiva, la alta dirección y los demás colaboradores, de acuerdo con su nivel de responsabilidad y si existe relación con terceros sobre los riesgos de fraude o corrupción a los que está expuesta Bia y las consecuencias que éstos podrían tener.
El área de Gente y Gestión deberá de dar inducción sobre la presente política a cada uno de los ejecutivos, gerentes y colaboradores que se vinculen con cualquiera de las empresas del grupo y hacer periódicamente actualizaciones de los conceptos incluidos en la presente política. En los casos determinados por auditoría o compliance en los puestos de riesgo se deberá de realizar anualmente sobre la respectiva capacitación y la firma del formulario sobre la no infracción de la política antifraude y anticorrupción.
NORMAS ESPECIFICAS
Pagos a proveedores:
Todos los pagos a proveedores deben cumplir con el proceso establecido por el departamento de Compras y Finanzas, verificando la entrega en tiempo y forma de los bienes y servicios de acuerdo con lo que establecen los contratos y acuerdos respectivos. Todos los bienes o servicios deben reflejar la naturaleza y finalidad específica de su contratación. Todas las operaciones de pago a proveedores deberán cumplir con los registros contables correspondientes.
Conflicto de interés:
Se puede producir un conflicto de interés cuando un colaborador antepone sus intereses personales a los de la Compañía y cuando dichos intereses personales influyen de forma indebida en su criterio comercial, sus decisiones o acciones en su función. Emitir juicios, tomar decisiones o acciones cuando el colaborador se enfrenta a un conflicto de intereses puede dificultar el desempeño objetivo de las labores en la Compañía y puede tener consecuencias legales y regulatorias.
Es responsabilidad de todos los empleados de Bia prevenir los conflictos de intereses; es decir que se deben tomar las medidas necesarias para asegurarse que un conflicto no se produzca. Adicionalmente, es responsabilidad de cada empleado de Bia evaluar si existe algún conflicto de interés real o potencial en la ejecución de sus labores, tales como relaciones personales, actividades comerciales externas etc.
En el caso de una relación que no se ajuste a la política, la persona o personas deben informar de inmediato sobre la situación a sus supervisores y a la gerencia de Gente y Gestión mediante el Formulario de Declaración y Consulta sobre Conflictos de Intereses, para que se realicen las evaluaciones pertinentes. Es falta grave que un colaborador no revelarla existencia de un conflicto de intereses real o potencial, lo cual dará lugar a su baja de la compañía.
Algunos ejemplos de situaciones en las que pueden surgir conflictos de intereses son: relaciones personales en el lugar de trabajo, relaciones con proveedores, actividades profesionales o comerciales externas y todas aquellas que estén contempladas en el Código de Ética.
Obsequios:
Está prohibido que los colaboradores de Bia reciban de terceros: pagos indebidos de cualquier tipo, regalos, dádivas o favores que, por su valor, sus características o sus circunstancias, pretendan alterar el desarrollo de las relaciones comerciales, administrativas o profesionales en que intervengan.
En ocasiones especiales se autoriza a colaboradores de Bia la aceptación de regalos que no superen el valor de los US $10.00 (diez dólares americanos). Se informará a los clientes y proveedores sobre esta política de la compañía. Si aun así un colaborador recibe un obsequio por un valor que supere este monto, inmediatamente lo direccionará al Departamento de Gente & Gestión que lo destinará a causas benéficas.
Se consideran obsequios y atenciones no sólo regalos tangibles con valor comercial, sino también invitaciones a comidas, viajes, invitaciones a eventos de cualquier naturaleza y otras actividades.
Las invitaciones de proveedores a seminarios, ferias industriales y reuniones técnicas deben ser autorizadas por el Director o VP del departamento correspondiente y de manera anticipada, tomando en cuenta el valor agregado que dichos conocimientos y actividades pueden generar para la incorporación de nuevos procesos y tecnologías en el área respectiva siempre y cuando estas invitaciones no comprometan la capacidad de toma de decisiones objetivas y considerando únicamente los intereses de la compañía.
REGLAS GENERALES PARA LA ENTREGA DE DONACIONES, REGALOS O CORTESÍAS.
Prohibiciones:
No se puede realizar ningún tipo de donación, regalo, o cortesía a ningún funcionario público cuya entidad tenga bajo su cargo en ese momento la gestión de permisos, licencias o algún tipo de autorización que afecte a Bia, sea de forma directa o indirecta (por ejemplo, a familiares o amigos del funcionario).
No se puede realizar ningún tipo de donación, reglado o cortesía, entradas a eventos o invitaciones para funcionarios públicos cuando sean de beneficio propio y exclusivo del funcionario, familiares o personas relacionadas.
Fines Humanitarios:
Se podrán otorgar donaciones de producto o bienes a entidades públicas siempre y cuando la función o el uso de los mismos sea con fines humanitarios y que persigan el bien público y siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos:
Estar orientados al bienestar de la comunidad o con fines humanitarios.
Seguir el procedimiento del canal de Compliance y la debida autorización otorgada a través de dicho canal.
Estar debidamente presupuestados
Contar con la documentación de respaldo que incluye: solicitud del representante, descripción de la actividad y de los beneficiarios, entre otros.
Documentar la realización del evento y la recepción de la donación con recibos oficiales y de registro contable.
Se podrán realizar donaciones de producto especialmente agua, en caso de desastres naturales a entidades públicas responsables de la atención de este tipo de situaciones. En estos casos también deberá solicitarse autorización por medio del canal de Compliance y la entrega deberá ser respaldada con documentos oficiales y de registro contable.
Donaciones a Organizaciones No Gubernamentales, Organismos Internacionales y otras entidades privadas
Las donaciones a organizaciones no gubernamentales, Organismos Internacionales y a otras entidades privadas deben cumplir con los siguientes requisitos:
Verificar que no tenga relación con funcionarios o entidades públicas
Tener fines de impacto social, comunitario o humanitario y estar alineada con los Objetivos de Desarrollo Sostenible que son apoyados por Bia
Estar respaldadas por un convenio o acuerdo que especifique los objetivos y metas a alanzar por medio de la donación
La Organización No Gubernamental debe estar debidamente inscrita y registrada de acuerdo con los requisitos de cada país para el desempeño de los fines para los que se otorga la donación.
La donación puede ser monetaria o en especie y debe estar debidamente presupuestada
Deberá cumplir con el procedimiento del canal de Compliance y la debida autorización otorgada a través de dicho canal.
La recepción de la donación debe documentarse mediante recibos oficiales y documentos de registro contable.
Partidos Políticos:
Está prohibido otorgar donaciones, regalos, cortesías, préstamos o alquiler de mobiliario, equipo, medios de transporte o cualquier otro tipo de apoyo a partidos políticos, candidatos a cargos públicos y miembros de partidos políticos ya sea de forma directa o indirecta.
Rechazo a Pagos de Facilitación y Extorsión:
En Bia no se permiten los pagos por facilitación incluso si se realizan con recursos personales, este tipo de pago es totalmente prohibido.
Rechazo a la Extorsión:
Todo asociado, ejecutivo o persona relacionada con Bia deben rechazar cualquier pedido directo o indirecto de beneficio indebido por parte de terceros (por ejemplo, de funcionarios públicos, proveedores, clientes, comunidades, entre otros).
Si algún colaborador es víctima de extorsión de cualquier naturaleza debe comunicarlo de inmediato a su superior quien lo trasladará al Departamento de Gente y Gestión y al Departamento Legal para la toma de las decisiones necesarias, para garantizar la seguridad del colaborador y proceder con las denuncias correspondientes a los órganos jurisdiccionales competentes.
Contratación de Exfuncionarios:
Bia durante como mínimo los dos años posteriores a la fecha de su cese de funciones, no podrá contratar a ex funcionarios públicos que hayan emitido o firmado resoluciones o decisiones en las que hayan participado y tenga Bia alguna relación con las mismas. No se deben crear, ni utilizar oportunidades de empleo para influenciar indebidamente la toma de decisiones de los funcionarios gubernamentales.
Ofrecer un trabajo a un funcionario gubernamental o contratar a familiares o amigos de un funcionario gubernamental puede considerarse como una oferta de un “objeto de valor” a un funcionario, lo que puede constituir un soborno si existe un propósito inadecuado o algún tipo de interés por parte de Bia o sus subsidiarias por lo que no se debe hablar con funcionarios públicos sobre contrataciones.
Contratación con Entes Públicos:
Todas y cualesquiera contrataciones que involucren un ente público, directa o indirectamente, deben ser sometidas previamente a la aprobación del Canal de Compliance y del Departamento Legal proporcionando toda la información relativa a dicha contratación y al procedimiento utilizado para la misma, el cual debe seguir los términos que las leyes establezcan y ser transparentes, por ejemplo, licitación, cotización, compra directa u otro.
Uso de la Cláusula Anticorrupción:
Todos los contratistas, proveedores y otros terceros que presten servicios, especialmente los que hayan sido identificados como TP Vendors por el Departamento de Compras, deben aceptar por escrito el compromiso de cumplimiento de la política anticorrupción. Toda contratación se realiza por medio de los procesos establecidos por Compras y Finanzas y debe cumplir con todos los procedimientos establecidos por Bia.
Canal de Compliance:
El procedimiento del Canal de Compliance está orientado a confirmar que las solicitudes estén debidamente documentadas y que cumplan con esta política para prevenir la ocurrencia de posibles fraudes, sobornos o corrupción. Toda persona que autoriza el otorgamiento de donaciones, regalos o cortesías de acuerdo al presente inciso y esta Política está obligado a la utilización del Canal de Compliance.
Identificación de Fraude:
Es responsabilidad de la Unidad de Riesgo Corporativos (URC), en conjunto con la Alta Dirección, realizar evaluaciones de riesgo que tengan como objetivo identificar, documentar, gestionar y mitigar los riesgos de fraude a través de los controles diseñados, por lo menos una vez al año. En el caso de adquisición de nuevas operaciones, URC realizará una evaluación inicial para identificar riesgos de fraude y corrupción.
El proceso de identificación, análisis, evaluación, tratamiento y monitoreo de los riesgos de fraude y corrupción se debe realizar de acuerdo con los lineamientos establecidos en los procedimientos y políticas que hagan parte del proceso de gestión de riesgo, a través del programa de prevención de fraude y corrupción que incluye identificación de riesgos por medio de matrices, evaluaciones con uso de herramienta tecnológicas, así como los diferentes procesos y controles con los que cuenta Bia incluyendo las capacitaciones, canales de denuncia y auditorias.
Los eventos de fraude y corrupción identificados por colaboradores o personas ajenas a Bia deben ser reportados al canal de denuncias para que a través del Comité de Ética se leven a cabo las investigaciones correspondientes y las denuncias ante los órganos jurisdiccionales correspondientes si es el caso.
Investigación y Seguimiento:
Las investigaciones se inicien por decisión del Comité de Ética. El Comité de Ética está comprometido con investigar de forma objetiva y exhaustiva todos los eventos de fraude y corrupción reportados a través del Canal de denuncias.
El Comité de Ética, evaluará con un tercero experto independiente o quien sea designado internamente, cuando así se decida de acuerdo con la criticidad, circunstancias, personal involucrado, entre otros aspectos. La decisión la tomará el Comité de Ética, basado en los resultados de investigación y/o las circunstancias particulares de cada caso.
Si alguno de los miembros del Comité de Ética resulta involucrado en una denuncia, será separado del comité, mientras se realiza la investigación y la toma de decisión se realiza sin la persona que está siendo investigada.
El Comité de Ética será responsable de direccionar los casos reportados a las instancias competentes de acuerdo con la clasificación del evento y considerando la normativa vigente en cada país.
Todas las investigaciones serán confidenciales, por lo que toda la Junta Directiva, alta dirección y demás colaboradores que participen en el proceso de investigación tienen la obligación de mantener la información en total confidencialidad, hasta que las sanciones sean comunicadas a las partes involucradas.
El comité de Ética deberá de compartir información (impacto, deficiencias identificadas y plan de acción implementado) de eventos de fraude y corrupción materializados a la Unidad de Riesgos Corporativos con el objeto de que sean ingresados al sistema de gestión de riesgos. El oficial de cumplimiento deberá velar por la implementación de acciones preventivas y correctivas.
La Unidad de Riesgos Corporativos procederá a valorar el riesgo de acuerdo con los eventos históricos para diseñar y ajustar el control existente o diseñar e implementar un control nuevo.
Protección del denunciante de buena fe, política anti-represalia:
Serán objeto de sanción las denuncias falsas por las que se compruebe que hubo intención de perjudicar a la persona denunciada. Cualquier acción por parte de colaboradores que hayan sido investigados por causa de denuncias recibidas, quedan apercibidos de que la compañía no permitirá ningún tipo de represalia en contra de compañeros, subalternos, clientes, proveedores, cualquier otra persona que el colaborador sospeche que lo denunció. Cuando se investigue y sancione por incumplimiento del Código de Ética, la persona investigada y/o sancionada será apercibida de no tomar ningún tipo de represalia contra el denunciante.
Roles y Responsabilidades:
La Junta Directiva está comprometida en promover una cultura de prevención de fraude y corrupción a nivel estratégico y operativo. La Junta Directiva deberá fomentar el respaldo y conocimiento de la presenta política.
El Comité de Ética es responsable de investigar, dar seguimiento y si aplica emitir las sanciones a las denuncias que sean reportadas. El Comité de Ética, Gente & Gestión y la Unidad de Riesgos Corporativos son responsables de definir el contenido de la capacitación de las acciones de prevención de fraude y corrupción y la frecuencia con que se impartirán las mismas.
Gente y Gestión y Asuntos Corporativos apoyaran en la divulgación y concientización de la presente política. Gente y Gestión ofrecerá cursos de formación en función de las responsabilidades laborales para que los colaboradores reciban orientación sobre temas específicos de compliance y los riesgos más importantes en sus respectivos puestos de trabajo, dando a conocer y reforzando el conocimiento de la Política Antifraude y Anticorrupción.
Auditoría Interna es responsable de evaluar la efectividad y cumplimiento de la Política Antifraude y Anticorrupción, por lo menos una vez al año.
La Unidad de Riesgos Corporativos es la responsable del proceso de identificación y valoración de riesgos de fraude o corrupción; y de establecer y actualizar los lineamientos y métodos que sirvan para su identificación, valoración y mitigación.
La Unidad de Riesgos Corporativos tiene la Responsabilidad de revisión y adaptación de la política y el programa de antifraude y anticorrupción. La Unidad de Riesgos Corporativos revisará esta política al menos una vez cada dos años, o ante la solicitud del oficial de cumplimiento o bien por necesidad de actualización de la misma.
Cada colaborador es responsable de aplicar los criterios establecidos en las políticas y procedimientos y deberán actuar con los valores corporativos y lineamientos establecidos en la política Antifraude y Anticorrupción y el Código de Ética, de igual forma es responsable por prevenir, detectar y denunciar eventos de fraude o la corrupción cuando pueda llegar a presentarse, no solo para el beneficio de Bia sino para su propio bien.
Otras Medidas de Control
Bia en cada una de las operaciones implementará las medidas de control para establecer el cumplimiento de los procedimientos de prevención y mitigación de riesgos de fraude, soborno y corrupción y hará revisiones periódicas para determinar si han surgido nuevas posibilidades de riesgo. Así mismo cuando se realicen cambios de estructuras, responsabilidades, fusiones y adquisiciones se revisarán nuevamente los niveles de riesgo y se adoptarán las medidas correspondientes.
Sanciones
El Comité de Ética determinará las sanciones disciplinarias aplicables a los miembros de la Junta Directiva, alta dirección y cada uno de los colaboradores que cometan fraude o corrupción o actúen en forma contraria a lo dispuesto en la presente Política y sus políticas relacionadas. Las sanciones serán determinadas de acuerdo con los resultados de la investigación. El incumplimiento o violación a lo establecido en la política siempre se considera una falta grave por lo que las sanciones van a corresponder a tal clasificación.
La aplicación de las sanciones se hará de acuerdo a los procedimientos establecidos en las leyes locales y si el caso lo amerita, además de las sanciones contenidas en los reglamentos internos de trabajo o la normativa legal, se presentarán denuncias a los órganos jurisdiccionales competentes
